Bir KOBI'nin yazılım faturalarına bakın: Microsoft 365 ya da Google Workspace, uç nokta güvenliği, tasarım programları, yedekleme servisi, uzaktan erişim aracı, alan adı ve hosting. Bunların önemli bir kısmı dolar ya da euro üzerinden fiyatlandırılır. Yıl başında "bu yıl lisanslara şu kadar TL gidecek" diye yapılan bütçe, kur hareket ettiğinde yıl ortasında tutmaz hale gelir ve fark çoğu zaman ancak yenileme faturası geldiğinde fark edilir.
Sorun: Sabit Kurla Bütçe
En yaygın hata, tüm döviz bazlı giderleri bütçe tablosunda tek bir sabit kurla çarpmaktır. Bu yaklaşımın üç sonucu vardır:
- Bütçe sapması görünmez olur. Kur yükseldikçe gerçek maliyet artar, tablo aynı kalır.
- EUR ve GBP unutulur. "Döviz" deyince genellikle dolar düşünülür; euro ile faturalanan araçlar ya hiç dönüştürülmez ya da dolar kuruyla çevrilir.
- Karşılaştırma bozulur. Aynı işi yapan TL fiyatlı yerli bir alternatifle döviz bazlı ürünü doğru kıyaslamak mümkün olmaz.
Hangi Kur?
TCMB her iş günü döviz alış, döviz satış, efektif alış ve efektif satış kurlarını yayımlar. Raporlama ve bütçe takibi için tutarlı bir kural seçmek, hangi kuru seçtiğinizden daha önemlidir. Pratikte iki ayrı ihtiyaç vardır:
- Güncel maliyet görünümü: "Bugün itibarıyla lisanslarımız TL olarak ne tutuyor?" sorusu için en son yayımlanan TCMB kuru yeterlidir. Tek bir kaynaktan, her gün otomatik güncellenmesi önemlidir.
- Muhasebe kaydı: Fatura tarihindeki kur esas alınır. KDV mevzuatına göre dövizle belirlenen bedel, vergiyi doğuran olayın gerçekleştiği andaki cari kurla TL'ye çevrilir; cari kurun belli olmadığı durumlarda o günün TCMB döviz alış kuru dikkate alınır. Payment fatura tarihinden sonra yapılırsa oluşan kur farkının da ayrıca değerlendirilmesi gerekir. Kayıt yöntemini mali müşavirinizle netleştirin.
Bütçe tarafında önemli olan, tüm dövizli kalemlerin aynı kaynaktan, aynı günün kuruyla TL'ye çevrilmesidir. Böylece aylık raporlar birbiriyle karşılaştırılabilir kalır.
Döviz Kalemlerini TL Totala Katmadan Önce Ayrı Gösterin
Iyi bir lisans raporu iki görünümü birlikte sunar:
- Para birimi bazında toplam: "Yıllık 4.200 USD + 1.350 EUR + 38.000 TL" — bu, kur riskinizin gerçek büyüklüğünü gösterir.
- TL karşılığı toplam: Güncel kurla çevrilmiş tek rakam — bütçeyle karşılaştırmak için.
Yalnızca TL karşılığını gösteren rapor, kur riskini gizler; yalnızca para birimi bazında gösteren rapor ise bütçe karşılaştırmasını zorlaştırır.
Kur Riskini Azaltmanın Pratik Yolları
- Yıllık taahhüt ve ödeme: Birçok SaaS ürününde yıllık ödeme hem birim fiyatı düşürür hem de o yılın kurunu sabitler. Nakit akışınız izin veriyorsa kritik lisansları yıllık alın.
- TL faturalandıran yetkili bayi: Bazı üreticilerin Türkiye'deki yetkili satıcıları TL fatura keser. Fiyat yine kurla güncellenebilir ama en azından yenileme dönemine kadar sabittir; sözleşmedeki fiyat güncelleme maddesini okuyun.
- Renewal tarihlerini dağıtmayın: Onlarca farklı tarihe dağılmış yenilemeler hem takibi zorlaştırır hem de kurun en yüksek olduğu anda denk gelme riskini artırır. Mümkünse yenilemeleri birkaç döneme toplayın.
En Büyük Tasarruf: Kullanılmayan Koltuklar
Döviz kurunu kontrol edemezsiniz ama kaç lisans ödediğinizi kontrol edebilirsiniz. KOBI'lerde en sık rastlanan israf, işten ayrılan çalışanların lisanslarının iptal edilmemesi ya da "ileride lazım olur" diye fazladan koltuk alınmasıdır.
- Satın alınan ve kullanılan koltuk sayısını birlikte tutun. "25 lisans, 22 kullanımda" bilgisi, yenilemede 3 koltuk azaltma kararını kolaylaştırır.
- Employees çıkış prosedürüne lisans iptalini ekleyin. Zimmet iadesiyle aynı listede, aynı gün.
- Licenses hesabını kayıtla birlikte saklayın. Hangi kurumsal e-posta hesabıyla açıldığı bilinmeyen abonelikler, iptal edilemedikleri için yıllarca ödenmeye devam eder.
- Renewalden 30 gün önce gözden geçirin. Koltuk sayısını azaltmak çoğu üründe yalnızca yenileme döneminde mümkündür; bu pencereyi kaçırmak bir yıl daha fazladan ödemek demektir.
Sonuç
Döviz bazlı lisans maliyetini yönetmek iki şeye dayanır: tüm dövizli kalemleri tek ve güncel bir kur kaynağıyla TL'ye çevirerek görünür kılmak ve koltuk sayısını yenileme öncesinde düzenli olarak gözden geçirmek. Kur riskini ortadan kaldıramazsınız ama onu ölçebilir ve kullanılmayan lisanslardaki israfı sıfırlayabilirsiniz.
Teknik Danışman panelinde lisanslarınızı USD, EUR, GBP ya da TL olarak kaydedebilirsiniz. Amountlar her iş günü güncellenen TCMB döviz alış kuruyla TL'ye çevrilir; raporlarda para birimi bazındaki toplamlar ayrıca gösterilir. Satın alınan ve kullanılan koltuk sayısını lisans kaydında tutabilir, yenilemeden önce detaylı e-posta hatırlatması alabilirsiniz.