Birkaç araçlık bir filo, iki branches ve bir depo: küçük bir işletmenin bile elinde kolayca 20-30 poliçe birikir. Trafik sigortaları, kaskolar, işyeri ve DASK poliçeleri farklı şirketlerden, farklı acentelerden, farklı tarihlerde alınmıştır. Renewal tarihleri bir Excel dosyasında, acentenin gönderdiği WhatsApp mesajlarında ya da muhasebecinin hafızasında durur. Bir poliçenin kaçması için tek bir halkanın kopması yeter.
Bir Poliçe Kaçtığında Ne Olur?
Zorunlu trafik sigortası
2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu'nun 91. maddesine göre zorunlu mali sorumluluk sigortası bulunmayan araç trafikten men edilir; bu, aracın hareket halinde olup olmamasından bağımsızdır. Idari para cezasının yanında araç otoparka çekilir ve poliçe yapılmadan geri alınamaz. Teslimat aracı ya da servis aracı için bu, o gün yapılamayan işler demektir. Daha kötüsü, sigortasız dönemde yaşanacak bir kazada karşı tarafın zararı doğrudan işletmeye kalır.
Zorunlu deprem sigortası (DASK)
6305 sayılı Afet Sigortaları Kanunu kapsamındaki binalarda — meskenler ve mesken olarak tescilli binalardaki büro, dükkân gibi bağımsız bölümler — DASK zorunludur. Geçerli poliçe; tapu işlemlerinde, elektrik ve su aboneliği işlemlerinde ve konut kredisi işlemlerinde kontrol edilir. Poliçesi dolmuş bir ofiste abonelik devri ya da taşınma sırasında işlemler durabilir.
Isteğe bağlı poliçeler
Kasko, işyeri (yangın, hırsızlık, cam kırılması), elektronik cihaz ve sorumluluk sigortaları zorunlu değildir ama işletmenin asıl riskini taşıyanlar genellikle bunlardır. Bitişleri kaçtığında hiçbir resmi uyarı gelmez; sorun ancak hasar anında, poliçenin geçersiz olduğu anlaşıldığında ortaya çıkar.
Neden Kaçıyor?
- Dağınık kaynak: Poliçeler farklı acentelerden gelir, her biri farklı formatta ve farklı kanaldan hatırlatır (ya da hatırlatmaz).
- Tek kişiye bağımlılık: Takip tek bir çalışanın sorumluluğundadır; izin, hastalık ya da işten ayrılma zinciri koparır.
- Eksik bilgi: "Bir poliçe bitiyor" bilgisi tek başına yetmez; hangi araç, hangi branches, hangi acente, prim ne kadar sorularının cevabı yoksa yenileme ertelenir.
- Geç hatırlatma: Bitişten bir gün önce gelen uyarı; teklif toplama, bütçe onayı ve ödeme için yeterli zaman bırakmaz.
Tek Listede Totalak: Her Poliçe Için Hangi Bilgiler Tutulmalı?
Renewalyi hızlandıran, poliçe numarasının kendisi değil çevresindeki bağlamdır. Her kayıt için şunları tutun:
- Poliçe türü ve numarası (trafik, kasko, işyeri, DASK...)
- Sigorta şirketi ve acente — yenileme için kimin aranacağı
- Sigortalı — şirket mi, çalışan mı, araç sahibi kim
- Sigorta konusu — plaka ve marka/model ya da işyeri adresi
- Başlangıç ve bitiş tarihi
- Prim, para birimi, ödeme şekli ve taksit sayısı — bütçe planlaması için
- Bağlı olduğu branches / departman — maliyet merkezine doğru yansıtmak için
- Poliçe belgesinin kendisi — PDF olarak kaydın yanında
Poliçe belgelerinde çoğu zaman sigortalının kimlik bilgileri, adresi ve plaka gibi kişisel veriler bulunur. Bu dosyaları paylaşımlı bir klasörde değil, erişimi yetkiyle sınırlı bir sistemde saklamak KVKK açısından da doğru yaklaşımdır.
Doğru Zamanda, Doğru Kişiye Hatırlatma
Poliçe yenilemesi birkaç adımlı bir süreçtir: mevcut acenteden yenileme teklifi, gerekirse iki-üç alternatif teklif, bütçe onayı, ödeme. Bu yüzden hatırlatma zamanlaması şöyle kurgulanabilir:
- 30 gün önce: teklif toplama başlar (özellikle kasko ve işyeri poliçelerinde fiyat farkları belirgin olabilir)
- 15 gün önce: karar ve onay
- 7 gün ve sonrası: yenilenene kadar her gün tekrarlanan uyarı
Hatırlatmayı birden fazla kişiye gönderin: poliçeyi takip eden kişi, muhasebe ve gerekiyorsa branches sorumlusu. Acentenizle iyi çalışıyorsanız onu da alıcılara eklemek, teklifin sizin talebinizi beklemeden hazırlanmasını sağlar.
Hatırlatma e-postasının içeriği de önemlidir. "3 poliçe bitiyor" yazan bir mail, alıcıyı sisteme girip tek tek bakmaya zorlar. Poliçe numarası, şirket, acente, plaka, prim ve bitiş tarihinin doğrudan e-postada görünmesi, acenteyi hemen aramayı mümkün kılar.
Filo Için Ek Öneriler
- Araç başına tek kart: Trafik sigortası, kasko, muayene ve egzoz emisyon tarihlerini aynı araç kaydında toplayın; hepsi aynı aracın yola çıkabilmesinin şartıdır.
- Plaka ile arama: Hasar anında ilk sorulan soru "bu aracın poliçesi hangisi?" olur; plakayla saniyeler içinde bulunabilmeli.
- Satılan / hurdaya ayrılan araçlar: Active olmayan poliçeleri listeden çıkarmayın, "iptal" olarak işaretleyin; iade primi takibi ve geçmiş kayıt için gerekir.
Sonuç
Poliçe takibi zor değil, dağınık bir iştir. Tüm poliçeleri tek listede, yenilemeyi hızlandıracak bağlamla birlikte tutmak; hatırlatmaları erken, kademeli ve birden fazla kişiye göndermek; belgeleri yetkili erişimle saklamak — bu üç adım, hem yasal riski hem de hasar anındaki sürprizleri ortadan kaldırır.
Teknik Danışman panelinin Document Tracking modülünde poliçelerinizi branches bazında kaydedebilir, belgelerini tarayıp otomatik okutabilir ve bitişten önce istediğiniz sayıda alıcıya poliçe numarası, acente, plaka ve prim bilgisini içeren hatırlatma e-postası alabilirsiniz.