"Bu yıl IT'ye ne kadar harcadık?" — muhasebeci sorusu. Cevap için 3 farklı klasörde 12 fatura + Excel dosyası + mail arşivi taramak gerekiyor. Yıl sonu bütçe kapatırken herkes stresli.
Bu yazı, KOBİ IT bütçesini 3 yıllık takvimde nasıl planlayacağınızı + garanti/EOL takibini nasıl sistemleştireceğinizi anlatıyor.
IT bütçe kategorileri
KOBİ IT harcaması genelde 4 ana kategoriye ayrılır:
- Capex (sermaye harcaması): Yeni bilgisayar, sunucu, ağ ekipmanı, yazıcı — 3-5 yıllık kullanım ömrü, amortisman kaydı
- Opex (işletme): Yazılım abonelikleri (Microsoft 365, Adobe, muhasebe programı bakım), internet, hosting — aylık/yıllık tekrarlı
- Bakım + servis: Cihaz arızası, garanti-dışı onarımlar, veri kurtarma — beklenmedik ama düzenli
- Danışmanlık + kurulum: Yeni proje, migration, ağ kurulum — proje bazlı
Türkiye KOBİ ortalaması (2025 Deloitte Tech Trends Survey): toplam gelirin %2.5-4'ü IT'ye. 5 milyon TL ciro yapan bir firmada yıllık 125-200k TL IT bütçesi normal.
3 yıllık cihaz yenileme takvimi
Doğru bütçe planı için önce cihazlarınızın "sağlık tablosu" gerekli:
| Cihaz | Alım Tarihi | Garanti Bitişi | EOL (End of Life) | Öneri |
|---|---|---|---|---|
| Dell OptiPlex 3050 | 2020-01 | 2023-01 ✗ | 2026-01 | Bu yıl yenile |
| HP ProDesk 400 G6 | 2022-06 | 2025-06 ✗ | 2027-06 | 1-2 yıl daha |
| Windows Server 2019 | 2020-03 | 2023-03 ✗ | 2029-01 | 2029'a kadar tut |
EOL = üretici artık güvenlik güncellemesi çıkarmıyor. Windows 10 için EOL = 2025-10-14 → 2026 yılında bu cihazlarda Windows 11 upgrade veya donanım değişimi zorunlu.
3 yıllık IT capex projeksiyon örneği
Şirket: 15 kişilik danışmanlık firması. Cihaz envanteri:
- 10 masaüstü PC (yaşları: 3 tanesi 5 yıl+, 5 tanesi 3 yıl, 2 tanesi 1 yıl)
- 5 laptop (yaşları: 2 tanesi 4 yıl, 3 tanesi 2 yıl)
- 1 sunucu (2020, garanti bitmiş)
- 1 network switch + 2 access point (2019, EOL yaklaşıyor)
Projeksiyon:
| Yıl | Değişecek | Tahmini Tutar (KDV Hariç) |
|---|---|---|
| 2026 Q3-Q4 | 5+ yıllık 3 PC + 4 yıllık 2 laptop | 85.000 TL |
| 2027 Q2 | Sunucu yenilemesi (Dell PowerEdge T350 + 3 yıl ProSupport) | 75.000 TL |
| 2027 Q4 | 3 yıllık 5 PC (Windows 11 geçiş) | 110.000 TL |
| 2028 Q2 | Network switch + 2 access point + firewall upgrade | 45.000 TL |
| 2028 Q4 | 2 laptop yenilemesi (2. batch) | 40.000 TL |
3 yıllık toplam capex: ~355.000 TL. Aylık ortalama ~10k, ancak Q'larda 40-85k tepe. Nakit akışı planlaması için Q bazlı gruplar önemli.
Bu tabloyu Excel'de tutmak ne kadar sürer?
Manuel Excel yaklaşımı sorunlar:
- Cihaz alımı yapıldığında Excel güncellenmiyor — 6 ay sonra "ne aldık?" sorusu
- Garanti bitişi hatırlanmıyor — cihaz arızalanınca "keşke garanti içinde onarsaydık"
- EOL takvimi yok — Windows 10 EOL geldiğinde 10 cihazın hangisi upgradable belirsiz
- Zimmet takibi yok — çalışan çıkışında kim hangi cihazı iade etti?
Otomatik alternatif: IT varlık paneli
Teknik Danışman Panel'de Envanter modülü tam bunun için tasarlandı:
- Donanım listesi: her cihaz için alım tarihi, garanti bitişi, EOL, teslim edildiği personel, marka, model, seri no, QR etiket
- Otomatik EOL uyarısı: 30/60/90 gün öncesinden e-posta bildirim
- IT Bütçe Tahmini (Revenue) modülü: önümüzdeki 12 ay projeksiyon — yaklaşan yenileme + lisans yenileme + hosting/servis + toplam capex/opex
- Aylık PDF operasyon raporu: müşteri veya yönetim toplantısına hazır Chart.js grafikleri
- IT Takvimi: tüm garanti/EOL/lisans/ödeme/servis tek FullCalendar görünümünde
Bu tek panel Excel + fatura klasörü + garanti belgeleri + mail arşivi ne yerine 5 dakikada yıllık projeksiyon üretir.
Kısa öz — 5 kural
- 3 yıl kural: Her cihazın alım tarihinden 3 yıl sonra "yenileme takvimi"ne ekle. Bu senin bütçe input'un.
- EOL takvimi: Windows 10 → 2025-10, Windows Server 2019 → 2029-01, Office 2016 → 2025-10. Üreticiden EOL tarihi öğren, sisteme not düş.
- Q bazlı grupla: Aynı çeyrekte 5 cihaz + 1 sunucu değişimi olursa toplu satın alma indirimi al (%10-15 tasarruf).
- Garanti otomatikman kaydet: Cihaz alım anında garanti bitiş tarihi de kayıtlı olsun — panel bunu otomatik uyarır.
- Yıllık review: Her Kasım "gelecek yıl" bütçesi çıkar, muhasebeye ver. Sürprizleri Q1'e sarkıtma.
IT bütçe planlaması disiplin işi — Excel'de kayıp gitmesin, sisteme al. 30 gün ücretsiz deneyerek envanter modülünü test edebilirsin.